Những Lỗi Thường Gặp Khi Tổ Chức Hội Thảo Và Cách Khắc Phục
Tổ chức hội thảo là một quá trình đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng ở nhiều khâu: nội dung, khách mời, địa điểm, thiết bị kỹ thuật… Tuy nhiên, ngay cả những doanh nghiệp có kinh nghiệm vẫn dễ mắc phải những lỗi nhỏ nhưng gây ảnh hưởng lớn đến chất lượng sự kiện. Dưới đây là những lỗi thường gặp nhất – và cách khắc phục để giúp bạn tổ chức hội thảo chuyên nghiệp hơn.
1. Thiếu thiết bị âm thanh – phiên dịch phù hợp
Lỗi phổ biến:
Do thiếu kinh nghiệm hoặc chủ quan, nhiều đơn vị chỉ chuẩn bị micro và loa, bỏ qua nhu cầu tai nghe phiên dịch hoặc thiết bị hỗ trợ người nghe ở xa. Điều này đặc biệt nguy hiểm nếu sự kiện có khách quốc tế hoặc hội thảo quy mô lớn.
Giải pháp:
- Thuê thiết bị phiên dịch phù hợp: Cabin dịch, tai nghe không dây, thiết bị dịch di động theo quy mô sự kiện.
- Lên danh sách thiết bị âm thanh – ánh sáng cần thiết: Bao gồm micro cài áo, loa sân khấu, mixer, tivi trình chiếu…
📌 Gợi ý: Tại Hưng Thịnh Phát, bạn có thể thuê trọn gói thiết bị hội thảo gồm: tai nghe phiên dịch, bộ đàm, micro, loa, ánh sáng… tùy theo ngân sách và mục tiêu chương trình.
2. Không kiểm tra kỹ thuật trước khi diễn ra
Lỗi phổ biến:
Nhiều sự kiện chỉ chạy thử âm thanh – hình ảnh sơ sài trước giờ G, dẫn đến các sự cố như micro rè, mất tiếng, tín hiệu tai nghe yếu, màn hình không kết nối được.
Giải pháp:
- Chạy test kỹ thuật tối thiểu 1 ngày trước sự kiện.
- Có kỹ thuật viên chuyên trách trong suốt chương trình.
- Chuẩn bị thiết bị dự phòng (pin, dây cáp, micro…).
3. Không phân chia rõ vai trò, kịch bản rời rạc
Lỗi phổ biến:
Kịch bản sự kiện mơ hồ, không có người điều phối rõ ràng dẫn đến chương trình kéo dài, lộn xộn, thiếu chuyên nghiệp.
Giải pháp:
- Soạn timeline chi tiết từng phần, thời lượng cụ thể.
- Chia rõ nhiệm vụ: MC – kỹ thuật – phiên dịch – điều phối.
- Có phương án xử lý tình huống (trễ giờ, mất kết nối…).
4. Địa điểm không phù hợp với quy mô
Lỗi phổ biến:
Không gian quá chật hoặc quá rộng, thiếu máy lạnh, thiếu ánh sáng, không có khu kỹ thuật… ảnh hưởng trải nghiệm người tham dự.
Giải pháp:
- Khảo sát địa điểm trước, kiểm tra nguồn điện, mạng internet, và hệ thống âm thanh có sẵn.
- Tùy vào số lượng khách để chọn không gian vừa đủ, dễ bố trí thiết bị.
5. Không tối ưu trải nghiệm người nghe
Lỗi phổ biến:
Diễn giả nói nhỏ, khách ở xa không nghe rõ, hoặc ngôn ngữ không đồng nhất giữa các nhóm khách tham dự.
Giải pháp:
- Sử dụng tai nghe phiên dịch hoặc thiết bị dịch di động để truyền tải nội dung đến từng người.
- Lắp đặt hệ thống loa phụ nếu không gian rộng.
- Bố trí người hỗ trợ kỹ thuật ngồi cùng khách để xử lý ngay nếu thiết bị có lỗi.
Kết Luận
Một hội thảo chuyên nghiệp không chỉ phụ thuộc vào nội dung, mà còn đến từ khả năng tổ chức – kỹ thuật – truyền thông hiệu quả. Việc chủ động nhận diện và xử lý sớm những lỗi thường gặp sẽ giúp doanh nghiệp bạn xây dựng được hình ảnh uy tín trong mắt khách hàng và đối tác.
🎯 Bạn cần hỗ trợ thiết bị hội thảo chuyên nghiệp, có kèm tai nghe phiên dịch và bộ phận kỹ thuật hỗ trợ trọn buổi?
👉 Hãy liên hệ Hưng Thịnh Phát Event để nhận tư vấn miễn phí và báo giá tốt nhất!
